Ассистент руководителя

Имя

Алла

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Город проживания

Алматы

Заработная плата

от 160 000 тнг.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

10 лет 2 месяца

Пол

Женский

Возраст

36 лет   (13 августа 1988)

Опыт работы

Период работы

ноябрь 2015 — июль 2016   (9 месяцев)

Должность

Офис-менеджер

Компания

ТОО "Торговый дом "Технические масла-Казахстан"

Обязанности

- Организация и координация работы офиса, а также филиальной сети (11 филиалов по РК и 2 подразделения - около 300 человек);
- Прием/распределение звонков;
- Учет входящей/исходящей корреспонденции;
- Встреча гостей в офисе;
- Закуп необходимых товаров в офис (чай, кофе, вода; канцелярские товары, хозяйственные товары, орг.техника и т.д.);
- Грамотное составление официальных писем;
- Координация работы водителей офиса (определение маршрута, распределение заданий по городу, умение эффективно использовать рабочее время водителей);
- Организация рабочего пространства для сотрудников ГО (закуп необходимой мебели, техники и т.д.);
- Составление бюджета расходов в пределах своей деятельности согласно утвержденным требованиям компании, ведение ежемесячной отчетности по расходам, составление необходимых расчетов для занесения их в бюджет;
- Бронирование авиа и ж/д билетов, организация командировок сотрудников (организация возможных маршрутов, контроль расходов согласно установленным лимитам);
- Организация сложных командировок сотрудников (головной офис и филиалы) на международные конференции (составление таблицы расходов - предварительные и фактические, а также подготовка отчетности для руководства);
- Работа с поставщиками услуг;
- Составление приказов в пределах своей деятельности;
- Контроль за автопарком компании (своевременный заказ страховок, сбор документов на тех.осмотр, контроль за зимним и летним режимом, учет месячного потребления);
- Подготовка необходимых данных для отчетности Директора департамента;
- Своевременное составление заявок на оплату в пределах своей деятельности, контроль за их нахождением и исполнением в срок (оплата услуг связи, ГСМ, аренда и т.д.);
- Составление и ведение необходимых реестров и баз данных по ГО и филиальной сети (сотовая связь, автопарк, ГСМ, хоз.часть и т.д.);
- Ежедневная работа с филиалами и быстрое решение административных, организационных и хозяйственных вопросов на расстоянии;
- Организация доставки больших посылок между ГО и филиалами (орг.техника, мебель, образцы, рекламный материал и т.д.);
- Подготовка протоколов, решений, договоров и дополнительных соглашений в пределах своей деятельности.

Период работы

март 2011 — сентябрь 2015   (4 года 7 месяцев)

Должность

Офис-менеджер/переводчик/менеджер отдела кадров

Компания

ТОО "Элигита-Азия"

Обязанности

- Организация и координация работы офиса;
- Прием/распределение звонков;
- Учет входящей/исходящей корреспонденции;
- Встреча гостей в офисе;
- Работа с орг.техникой и мини-АТС;
- Закуп необходимых товаров в офис (чай, кофе, вода; канцелярские товары, хозяйственные товары, орг.техника и т.д.);
- организация работы АХО;
- Грамотное составление официальных писем;
- Корректировка договоров с покупателями;
- Составление и корректировка договоров по компании;
- Организация встреч руководства и сотрудников;
- Бронирование авиа и ж/д билетов;
- Ведение кадрового делопроизводства (прием-увольнение сотрудников, подготовка трудовых договоров и необходимой сопроводительной документации, составление должностных инструкций, табелирование, подсчет и оформление отпусков, ведение личных дел, хранение, заполнение и учет трудовых книжек, составление приказов, подготовка личных дел уволенных сотрудников для сдачи в архив, ведение архива личных дел уволенных сотрудников);
- Оформление командировок сотрудников и руководства компании (проверка и пересчет командировочных планов, оформление командировочных удостоверений, бронирование гостиниц и организация маршрута);
- Помощь сотрудникам в работе (прием заявок в их отсутствие, координация отправки товара);
- Работа с поставщиками услуг (интернет-провайдер, сотовая связь, услуги такси, гостиничные услуги, АО АлматыЭнергоСбыт, ГКП Тоспа Су и Бастау, охранные услуги, услуги телефониста, и т.д.);
- Делегирование поручений руководства сотрудникам компании;
- Оформление визовых поддержек для иностранных гостей;
- Оформление и сбор документов для оформления виз для сотрудников и для учредителя компании;
- Выполнение личных поручений директора и учредителя компании;
- Организация встреч учредителя компании;
- Ведение деловой переписки с поставщиками на английском языке;
- Перевод различной документации (спецификаций, официальные письма и т.д.);
- Опыт устных последовательных переводов (устные переводы на деловых встречах, при выездах на предприятия к клиентам по г.Алматы и по РК);
- Контроль за автопарком компании (своевременный заказ страховок, сбор документов на тех.осмотр, заказ расчетов по бензину, контроль за зимним и летним режимом, учет месячного потребления);
- Составление и ведение вспомогательного материала для сотрудников компании (формы и правила составления служебных записок, договоров, дополнительных соглашений к договорам, официально-деловых писем и переписок, командировок, коммерческих предложений и т.д.);
- Работа с поставщиками типографических услуг (разработка эскиза и заказ визиток, рекламных флаеров, календарей, ежедневников, ручек, пакетов и т.д.);
- Подготовка необходимых данных для отчетности Директора компании;
- Организация корпоративных вечеров и поездок компании.

Период работы

октябрь 2010 — март 2011   (6 месяцев)

Должность

Офис-менеджер/переводчик

Компания

ТОО "Ferroli-Service"

Обязанности

Организация работы офиса;
Прием звонков и их переадресация сотрудникам офиса;
Учет входящей/исходящей корреспонденции;
Организация встреч;
Бронирование авиа и ж/д билетов;
Организация рекламы;
Работа с орг.техникой;
Подготовка и проведение собеседований;
Оплата коммунальных услуг;
Выполнение личных поручений руководства;
Переговоры с прямым поставщиком из Италии;
Ведение деловой переписки с поставщиком.

Период работы

февраль 2009 — май 2010   (1 год 4 месяца)

Должность

Офис-менеджер, помощник руководителя

Компания

ЧП "Лукьянов"

Обязанности

Организация работы офиса;
Прием/распределение звонков;
Учет входящей/исходящей корреспонденции;
Обучение стажеров принципам работы;
Выполнение личных поручений руководства.

Период работы

февраль 2007 — март 2009   (2 года 2 месяца)

Должность

Старший менеджер по продажам

Компания

ЧП "Лукьянов"

Обязанности

Организация работ по открытию новой точки продаж
организация работы новой точки
увеличение продаж и популярности новой точки
привлечение новых клиентов
работа с поставщиками

Период работы

май 2006 — февраль 2007   (10 месяцев)

Должность

Менеджер по продажам

Компания

ЧП "Лукьянов"

Обязанности

Работа с клиентами
повышение уровня продаж
поиск новых клиентов

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2010 год

Учебное заведение

Казахский Университет Международных отношений и мировых языков имени Абылай хана

Специальность

Факультет романо-германской филологии, филолог (бакалавр)

Дополнительная информация

Иностранные языки

Английский (Разговорный), Немецкий (Базовый), Русский (Свободный)

Водительские права

Категория B

Владение компьютером

Продвинутый пользователь

Навыки и умения

- Опытный пользователь ПК: Microsoft Office (Word, Excel, Power Point, Outlook), работа с Интернет - браузерами, Photoshop (любительский уровень), умение превратить компьютер из обычной техники во вспомогательный элемент работы;
- Письменные переводы (с русского на английский, с английского на русский) научных статей, материалов конференций и текстов по тематике "Автоматизация и управление" для базы данных Scopus и Thomson;
- Умение вести переговоры на английском языке;
- Знание первичной бухгалтерии
Очень энергичный человек с неиссякаемым зарядом энергии, направленный на общение с людьми, на выполнение рабочих заданий, на реализацию всех своих знаний и навыков, а также на быстрое "впитывание" новой информации. Очень разносторонний человек, однако, использую ко всему подход не "везде понемногу", а "самое интересное в глубине". Умею самостоятельно принимать решения и нести за них ответственность, моментально реагирую на возникновение административно-хозяйственных, организационных и других проблем. Уверенно чувствую себя как в командной, так и в индивидуальной работе. Абсолютно неконфликтный человек, стрессоустойчива к любым ситуациям.
Стремлюсь всегда быть лидером в своей работе.