Кадровик, делопроизводитель, архивариус

Имя

Рахиля

Контакты

Доступны бесплатно после регистрации или входа

Общая информация

Город проживания

Алматы

Заработная плата

от 200 000 тнг.

График работы

Полный рабочий день

Образование

Высшее

Опыт работы

9 лет 10 месяцев

Пол

Женский

Возраст

41 год   (14 марта 1983)

Опыт работы

Период работы

август 2011 — по настоящее время   (13 лет 4 месяца)

Должность

Начальник Канцелярии Административно-хозяйственного департамента

Компания

АО Страховая компания Сентрас Иншуранс

Обязанности

1) Организация общей переписки Компании:
- прием и первичная обработка входящей корреспонденции, наложение резолюции первого руководителя и распределение (доведение корреспонденции до исполнителя);
- прием исходящей корреспонденции, проверка наличия визы заинтересованных лиц и резолюции первого руководителя/либо замещающего его лица. Регистрация и его дальнейшее движение;
2) организация документооборота между структурными подразделениями Компании (учет и контроль исполнения служебных записок СП);
3) работа с распорядительными документами (издание распорядительного документа (приказа, распоряжений), согласование с заинтересованными лицами, подписание первым руководителем, регистрация и ознакомление работников Компании);
4) разработка ВНД, регламентирующих деятельность Канцелярии (в том числе разработка сводной номенклатуры дел и оказание методической помощи в составление индивидуальной номенклатуры дел, контроль за правильностью и формированию/оформлением дел в делопроизводстве);
5) учет бланков с логотипом Компании (учет выдачи и возврата испорченных бланков для централизованного комиссионного уничтожения);
6) мониторинг и актуализация библиотеки документов (ВНД. Актуализация библиотеки, электронная рассылка, обеспечение сохранности оригинала);
7) обеспечение делопроизводства постоянно действующей Экспертной комиссии (экспертиза ценности документов, согласования ВНД, уничтожение бланков с логотипом Компании, а также уничтожение печатей и штампов вышедших из обращения);
8) организация работы по переводу документов на государственный и иные языки;
9) ежемесячный мониторинг и детализация расходов отдела Канцелярии (мониторинг, анализ и детализация);
10) ведение архивного делопроизводства (систематизация, обработка и дальнейшее хранение дел, завершенных делопроизводством);
11) обеспечение работы с курьерской службой и отделением почтовой связи (формирование, проверка всех требуемых реквизитов, составление внутренней описи, реестра отправок и отправка почты по регионам и зарубеж);
12) учет и обеспечение сохранности административно-хозяйственных договоров, дополнительных соглашений к ним и соглашений о расторжении договоров (прием, учет, актуализация электронной базы данных и хранение);
13) приобретение, учет и распределение печатей и штампов;
14) участие в разработке и внедрении Системы электронного документооборота (участие в разработке бизнес-процессов, маршрутизации и тестирования);
15) организация работы с нотариусом;
16) организация работы по актуализации клиентской базы (контроль работы по сканированию и размещению полисов и договоров страхования в базу данных);
17) уничтожение архивных дел (составление описи дел постоянного хранения, временного хранения и дел по личному составу. Защита описи в Центральном гос. архиве и дальнейшее уничтожение дел, утративших актуальность);
18) организация работы по переезду архива и правильного распределения архивных дел (на сегодняшний день Компания имеет 50 000 дел разного типа);
19) соста

Период работы

октябрь 2010 — август 2011   (11 месяцев)

Должность

Начальник отдела Канцелярии

Компания

АО Банк Астана-финанс

Обязанности

1) Организация работы отдела Канцелярии;
2) обеспечение своевременной обработки поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению;
3) осуществление контроля над сроками исполнения документов и их правильным оформлением;
4) регистрация, учет документов текущего делопроизводства, формирование дел с передачей их на хранение;
5) разработка и внедрение инструкции по ведению делопроизводства в Банке;
6) координация делопроизводства, контроль над правильным формированием, хранением и своевременной сдачей дел в архив подразделениями Банка;
7) обеспечение соответствующего режима доступа к документам;
8) общий учет и выдача бланков строгой отчетности;
9) своевременное, оперативное реагирование на запросы, письма, служебные записки уполномоченных государственных органов;
10) пополнение базы данных на внутреннем портале;
11) формирование, ведение и хранение библиотеки внутренних документов, регламентирующих деятельность Банка, как в электронном виде, так и на бумажном носителе;
12) подготовка, согласование и утверждение номенклатуры дел ГО и филиалов Банка;
13) консультация по формированию номенклатурных дел, ведение делопроизводства структурных подразделений и филиалов Банка;
14) перевод документов с русского языка на государственный язык или наоборот;
15) корректировка внутренних документов в соответствии корпоративным стандартам;
16) организация и контроль документооборота, в том числе электронного между: СП Банка, ГО и другими организациями;
17) ведение делопроизводства экспертной комиссии и обеспечение комиссионного уничтожения испорченных бланков и документов строгой отчетности Банка не подлежащих хранению;
18) работа с нотариусом в части нотариального заверения документов, с курьерской компанией по вопросу экспресс доставки почты, а также с АО "Казпочта";
19) организация работы с переводческой компанией касательно перевода документов с одного на другой язык;
20) мониторинг на актуальность размещенных документов (информации) на портале;
21) протоколирование заседаний рабочих групп.

Период работы

октябрь 2008 — сентябрь 2010   (2 года)

Должность

Архивариус отдела Канцелярии Управления делами

Компания

АО Банк Астана-финанс

Обязанности

1) пополнение базы данных на внутреннем портале;
2) формирование и хранение библиотеки внутренних документов, регламентирующих деятельности Банка;
3) подготовка, согласование и утверждение номенклатуры дел ГО и филиалов Банка;
4) консультация по формированию номенклатуры дел, ведение делопроизводства структурных подразделений и филиалов Банка;
5) постановка на учет открывающихся филиалов Банка в Гос. архиве по месту их расположения;
6) осуществление архивного делопроизводства Банка;
7) перевод различных документов с русского языка на государственный язык или наоборот;
8) консультация по оформлению архивных дел согласно нормативной базе;
9) корректировка регламентов внутренних документов, приведения их в соответствие корпоративным стандартам;
10) заказ, хранение и передача печатей, штампов, бланков строгой отчетности и шеков филиалам Банка;
11) систематизация ключей режимных помещений;
12) проведение проверок по вопросам ведения документации и обеспечения их сохранности в структурных подразделениях и филиалах Банка;
13) организация и контроль документооборота, в том числе и электронного;
14) приказы по основной деятельности Общества;
15) ведение делопроизводство экспертной комиссии;
уничтожение бланков строгой отчетности и документов, не подлежащих хранению;
16) прием дел законченных делопроизводством в архив Банка;
17) приобретение и распределение корпоративных номеров по мобильной связи;
18) подключение сотрудников в корпоративную группу и контроль лимитов услуги сотовой связи.

Период работы

январь 2006 — сентябрь 2008   (2 года 9 месяцев)

Должность

Инспектор по кадрам

Компания

ГККП Служба спасения города Алматы

Обязанности

1) ведение кадрового делопроизводства на двух языках;
2) создание приказов по личному составу (о приеме, переводе, поощрении, премировании, увольнении работников;
3) разработка приказов о предоставлении отпусков, взысканиях, командировках работников;
4) приказы по основной деятельности Службы;
5) прием сотрудника на работу и оформление личного дела принимающего лица в соответствии с Трудовым кодексом;
6) подготовка дел для передачи в архив;
7) ведения табеля учета рабочего времени сотрудников;
8) оформления документов по служебным удостоверениям (заявка на изготовление, учет и выдача их сотрудникам);
9) подготовка и укомплектование запросов в Генеральную прокуратуру о судимости, принятых на работу сотрудников;
10) ведения карточки Т-2;
11) предоставление отчетности по военнообязанным лицам в соответствующие органы;
12) разработка должностных инструкции сотрудников Службы;
13) учет трудовых договоров, договоров о полной материальной ответственности и дополнительных соглашений к ним;
14) учет и заполнение трудовых книжек;
15) выдача кадровых справок по месту требования;
16) СКД - ежедневный отчет по турникету (вход и выход на территорию ССА);
17) ежемесячные отчеты в Акимат города Алматы по вакансиям на занимающие должности;
18) составление графика дежурства на выходные и поаздничные дни;
19) составление графика отпусков сотрудников ССА;
20) актуализация базы данных в программе Алтын кадры;
21) прием и регистрация входящих документов в Отдел кадров.

Образование

Образование

Высшее

Окончание

2005 год

Учебное заведение

Восточно-Казахстанский гуманитарный институт

Специальность

Востоковедение, религиовед со знанием арабского языка

Дополнительная информация

Иностранные языки

Русский (Свободный)

Водительские права

Категория B

Владение компьютером

Продвинутый пользователь

Курсы и тренинги

1) имею сертификат МЦФЭР Казахстан 2011 - проблемы ведения делопроизводства на государственном и русском языках;
2) проходила курс ведения делопроизводства офис-менеджера, кадрового делопроизводства и 1С бухгалтерия в Бахыт ЛТД 2006.

Навыки и умения

Есть опыт централизованного уничтожения архивных дел и начальная стадия внедрения системы электронного документооборота.