Обязанности | • Ведение переговоров и деловой переписки с клиентами и партнерами компании;
• Координация и контроль работы отделов компании;
• Участие в подготовке и утверждении бюджета компании;
• Мониторинг текущих проектов компании;
• Составление коммерческих предложений, ведение переговоров, заключение договоров;
• Подготовка проектов учредительных документов, договоров, соглашений, приказов, писем, уведомлений и прочих документов;
• Контроль за решением хозяйственных и административных вопросов;
• Контроль за поддержанием корпоративных стандартов компании;
• Взаимодействие с организациями, осуществляющими автоматизацию бухгалтерского учета;
• Составление внутренних отчетов компании;
• Участие в различных конференциях, выставках и прочих общественных мероприятиях;
• Ведение кадрового учета и делопроизводства компании;
• Подбор и обучение персонала;
• Работа с 1С Бухгалтерией (версия 8.2);
• Ведение и обработка первичной документации;
• Ведение кассы;
• Работа с кассовым аппаратом и пост-терминалом;
• Подготовка прогнозов поступления денежных средств;
• Планирование платежей;
• Работа в программе Банк-клиент;
• Учет авансовых отчетов;
• Учет операций по банку, кассе;
• Учет операций с поставщиками и подрядчиками;
• Выписка доверенностей;
• Выставление счетов клиентам;
• Учет реализации ТМЗ и услуг;
• Учет дебиторской и кредиторской задолженности;
• Обработка банковских выписок в национальной и иностранной валюте;
• Расчет заработной платы сотрудников;
• Контроль за правильным и своевременным оформлением документации. |
Обязанности | • Обеспечение офиса и сотрудников канцелярскими товарами, книгами, хозяйственными товарами, посудой, едой: чаем, кофе, сахаром и т.п., расходными материалами и иными товарно-материальными ценностями, необходимыми для работы офиса (закуп, контроль, доставка, хранение, распределение, выдача, финансовая отчетность). Оптимизация расходов на закупаемые товары, мониторинг цен, выбор лучших поставщиков;
• Заказ воды по мере необходимости;
• Прием телефонных звонков и, в случае необходимости, перевод их на тех сотрудников, которым они предназначаются. Фиксирование полученной по телефону для Директора или других сотрудников информации в его/их отсутствие и доведение ее содержания до его/их сведения;
• Организация конференц-звонков;
• По поручению Директора и других сотрудников подготовка проектов писем, эмейлов, запросов, ответов авторам писем и других документов, касающихся деятельности компании;
• Контроль за пополнением баланса корпоративной связи работников компании, мониторинг исходящих звонков;
• Мониторинг исходящих звонков с городского телефона;
• Закуп корпоративных номеров;
• Полное взаимодействие с коммунальными службами, администрацией бизнес-центров, охранным агентством, химчистками, прачечными, компаниями по установке кондиционеров, инженерных сетей и телекоммуникаций и другими организациями;
• Контроль за надлежащим состоянием, сохранностью, бережным отношением офисного оборудования, коммуникаций; при выявлении неисправностей офисной оргтехники и иного оборудования вызов специалистов для проведения ремонтных работ и иных видов технического обслуживания;
• Полное взаимодействие с IT-специалистом. Контроль за исправностью IT-оборудования;
• Выдача материальных ценностей при приеме и прием материальных ценностей при увольнении сотрудника;
• Координация и контроль работы водителя и уборщицы;
• Прием документов и личных заявлений на подпись Директора;
• Контроль за своевременным рассмотрением и представлением исполнителями документов, поступивших на исполнение, проверка правильности оформления подготовленных проектов документов, передаваемых директору на подпись, обеспечение качественного их редактирования;
• Организация доступа сотрудников на закрытые объекты: разрешения на парковку, выписка пропусков и т.п.;
• Работа с входящей и исходящей корреспонденцией (письма, факсимильные сообщения): прием, регистрация, передача адресату, учет, хранение;
• Организация отправки и получения корреспонденции по юридическому, почтовому и фактическому адресам. Взаимодействие с курьерскими компаниями;
• Организация командировок (заказ авиа- и железнодорожных билетов, бронирование гостиницы), учет командировочного времени, командировочных расходов, отчеты по командировкам;
• Нотариальные переводы и заверения документов;
• Работа с договорами, приложениями к договорам: составление, подписание, контроль, хранение;
• Подготовка писем в пределах своих обязанностей;
• Работа с трудовыми договорами, приказами в рамках кадрового делопроизводс |
